Fallstudie
KI Telefonie für Zahnarztpraxen
Ohne Calliver
- Telefon klingelt während Eigentümerversammlung
- Mieter hinterlassen unvollständige Schadensmeldungen
- Mitarbeiter müssen Rückruflisten abarbeiten
- Wiederkehrende Fragen unterbrechen den Arbeitsablauf
Mit Calliver
- Jeder Anruf wird sofort angenommen
- Der Assistent fragt alle relevanten Informationen ab
- Alle Anliegen liegen bereits vollständig vor
- Standardanliegen werden automatisch beantwortet
Überblick
Für viele Hausverwaltungen gehört ein hohes Telefonaufkommen zum Alltag. Schadensmeldungen, Rückrufbitten und organisatorische Anfragen unterbrechen laufende Prozesse und binden wertvolle Arbeitszeit.
Calliver automatisiert die telefonische Erstaufnahme, dokumentiert alle relevanten Informationen und sorgt dafür, dass kein Anliegen verloren geht – rund um die Uhr.
Problem
Das hohe Anrufaufkommen gehört für viele Hausverwaltungen zum Alltag. Schadensmeldungen, Rückfragen von Mietern und Eigentümern sowie Terminabsprachen müssen entgegengenommen, dokumentiert und an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dadurch werden Arbeitsabläufe regelmäßig unterbrochen und wertvolle Zeit im Tagesgeschäft gebunden.
Im Detail:
- Hoher Verwaltungsaufwand durch manuelle Bearbeitung telefonischer Anfragen.
- Unvollständige Informationen erschweren die weitere Bearbeitung.
- Erhöhtes Risiko für Verzögerungen durch manuelle Bearbeitung.
Dadurch bleibt weniger Zeit für persönliche Betreuung und komplexe Verwaltungsaufgaben.
Lösungsansatz
Ein KI-Telefonassistent übernimmt die telefonische Erstaufnahme, beantwortet Standardanfragen und dokumentiert alle relevanten Informationen strukturiert für die weitere Bearbeitung.
Die Lösung umfasst:
- Automatische Annahme eingehender Anrufe für eine durchgängige telefonische Erreichbarkeit.
- Automatische Priorisierung von Anliegen für eine schnellere Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
- Automatische Weiterleitung aller Anrufdaten für eine nahtlose Übergabe an bestehende Verwaltungsprozesse.
Die Implementierung schafft transparente Prozesse und entlastet das Verwaltungsteam im Tagesgeschäft.
Ergebnisse
Telefonische Anfragen werden vollständig erfasst, automatisch dokumentiert und gezielt an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dadurch sinkt der organisatorische Aufwand, während mehr Zeit für die persönliche Betreuung von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern zur Verfügung steht.
Die Einführung der Lösung führt zu messbaren Verbesserungen in der telefonischen Kundenkommunikation.
der Kundenanfragen können heute von KI gelöst werden.
+
der Kunden bevorzugen KI-gestützte Lösungen
Telefonische Standardanfragen werden automatisiert übernommen, wodurch Ressourcen gezielter für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden können.
Erlebe live, wie ein KI-Agent deine Anrufe übernimmt.
Trage deine Daten ein und unser KI-Agent ruft dich sofort an.
Erlebe selbst, wie natürlich moderne Telefon-KI heute mit Kunden spricht.
Immer erreichbar, garantiert freundlich und kompetent.
KI‑Telefonassistentin von Calliver
Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Einfache Preisorientierung
KI-Telefonagenten nehmen Anrufe entgegen, strukturieren Anliegen und unterstützen deine Folgeprozesse.
KI-Anrufannahme
Für Betriebe, die erreichbar bleiben möchten.
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, dokumentiert Anliegen und leitet die Zusammenfassung weiter.
Typische Leistungen
Geeignet für kleinere Betriebe mit überschaubarem Anrufvolumen.
- Eigener KI-Telefonagent im Namen des Betriebs
- Anrufannahme und strukturierte Gesprächsnotiz
- Gesprächszusammenfassung und Transkript
- E-Mail-Benachrichtigung an den Betrieb
- Einfache Kategorisierung von Anliegen
- Anpassung von Öffnungszeiten und Stammdaten
Rückrufmanagement
Für Betriebe, die keine Anfrage verlieren möchten.
Anrufe werden priorisiert, Rückrufe vorbereitet und offene Vorgänge sichtbar gemacht.
Typische Leistungen
Geeignet für Betriebe mit regelmäßigem Anruf- und Rückrufaufkommen.
- Alles aus KI-Anrufannahme
- Erweiterte Gesprächslogik
- Dringlichkeitsbewertung und Notfall-Erkennung
- Rückrufempfehlung und Tageszusammenfassung
- Strukturierte Anfrageerfassung
- Übergabe in Tabellen- oder Listenlösung
- Einfache Eskalationslogik bei wichtigen Anfragen
Prozessintegration
Für Betriebe mit bereits definierten Folgeprozessen.
Anrufe werden in Aufgaben, interne Abläufe oder bestehende Systeme übergeben.
Typische Leistungen
Geeignet für höheres Anrufvolumen und automatisierte Folgeprozesse.
- Alles aus Rückrufmanagement
- Individuelle Anrufkategorien
- Komplexere Gesprächsführung
- Priorisierung nach Anliegen
- Eskalation bei Notfällen oder Beschwerden
- Aufgabenanlage in Aufgaben- und Ticketsystemen
- Benachrichtigung über interne Kanäle
- Integration über Automationsplattform, Webhook oder MCP
Website-Assistent als kompakter Einstieg
Chatwidget mit Sprachfunktion für deine Website. Nutzt dieselbe technische Grundlage wie unsere KI-Telefonagenten und kann später zur automatischen Anrufannahme erweitert werden.
Individuelle Systemintegration auf Anfrage
Für CRM, Ticketsysteme, Fachsoftware, mehrere Standorte, mehrere Agenten oder besondere Datenschutz- und Prozessanforderungen erstellen wir dir ein individuelles Angebot. Bei hohem Anrufvolumen sind individuelle Minutenkontingente und günstigere Zusatzminuten möglich. Jetzt Anforderungen besprechen
FAQ
Häufige Fragen
Deine Frage ist nicht dabei?
Kein Problem! Unser Team ist für dich da. Du kannst uns bei allen Unklarheiten auch direkt unter info@calliver.de kontaktieren. Wir melden uns schnellstmöglich bei dir.
Was genau macht der KI-Telefonassistent?
Der KI-Assistent führt vollautomatische, natürliche Telefongespräche in Echtzeit. Er nimmt eingehende Anrufe entgegen (Inbound) oder tätigt ausgehende Anrufe (Outbound), um Kundenanliegen zu klären, Daten zu erfassen oder Leads zu qualifizieren.
Kann die KI auch Termine für mich vereinbaren?
Ja. Durch die direkte Integration mit deinen Kalender-Tools kann der KI-Agent freie Termine in Echtzeit prüfen, dem Anrufer vorschlagen und Buchungen ohne dein Zutun direkt eintragen.
Welche Sprachen spricht die KI?
Der Telefonassistent ist extrem flexibel und kann Gespräche in über 100 verschiedenen Sprachen und Dialekten führen, wodurch du problemlos internationale Kunden betreuen kannst.
Was passiert, wenn die KI eine Frage mal nicht beantworten kann?
Für diesen Fall nutzt das System smarte Workflows: Der Anruf kann entweder an ein Ticket-System übergeben, eine Zusammenfassung per E-Mail gesendet oder der Anrufer direkt an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Woher weiß die KI, was sie den Kunden antworten soll?
Du kannst eine eigene, spezifische Wissensdatenbank für dein Unternehmen hinterlegen. Die KI greift beim Telefonieren genau auf diese Dokumente, FAQs und Produktinfos zu, um präzise Antworten zu geben.
Kann ich meine bestehende Firmen-Telefonnummer behalten?
Ja, du musst deine Nummer nicht ändern. Du kannst deine bestehende Telefonnummer ganz einfach über eine klassische Rufumleitung mit der KI-Plattform verknüpfen.
Lässt sich das System an meine bestehende Software anbinden?
Ja. Die Plattform bietet nahtlose Integrationen für gängige CRM-Systeme, Helpdesks und Kalender-Tools, sodass erfasste Kundendaten und Anruftranskripte sofort am richtigen Ort gespeichert werden.
Ist das System DSGVO-konform?
Ja, absolut. Die gesamte Datenverarbeitung und das Hosting erfolgen auf sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union (EU), um die strengen europäischen Datenschutzstandards vollständig zu erfüllen.
Werden die Telefongespräche aufgezeichnet?
Das System wandelt die gesprochenen Telefonate in Echtzeit in Text um (Transkription), um Zusammenfassungen für dein CRM zu erstellen. Die Datenverarbeitung erfolgt zweckgebunden und streng nach den Vorgaben der DSGVO.